Alpi Hours Festival
©Hugo Guillerez

L’Office de Tourisme de Saint-Gervais recrute un Responsable des événements (H/F)

Poste à pourvoir rapidement

Destination touristique toutes saisons, porteur de nombreux labels gages de qualité, situé au pied du Mont Blanc, offre un cadre de vie dynamique et convivial alliant nature, sport et culture. Sous l’autorité du Directeur de l’Office de Tourisme, Le responsable des événements est en charge de l’élaboration et de la mise en œuvre de projets d’événements sportifs et culturels, ayant une portée nationale et internationale. Il met en œuvre une stratégie globale relative aux événements organisés par la collectivité.

Description des missions principales

  • Elaboration d’un programme annuel des événements culturels et sportifs
  • Organisation des événements
  • Proposition de création de nouveaux événements culturels et sportifs
  • Coordination du réseau des bénévoles sur les grandes manifestations de la commune
  • Suivi et évaluation de la politique évènementielle (mise en œuvre d’outils d’évaluation, comparer les impacts des manifestations pour les stratégies futures)
  • Elaboration et gestion du budget prévisionnel des manifestations (prévoir et organiser les ressources financières, techniques et humaines, contrôler la qualité/coûts/délais des projets engagés)
  • Relationnel avec les acteurs locaux (remontées mécaniques, ESF, commerçants, hébergeurs…), développement de partenariats (rédaction de conventions de partenariat) et réseaux professionnels, accueil des VIP
  • Recherche de partenaires financiers pour l’organisation des événements
  • Elaboration et mise en œuvre du plan de communication des événements en collaboration avec le service communication
  • Collaboration avec les associations de Saint-Gervais organisatrices d’événements sur la commune
  • Participation à la définition des orientations stratégiques de la collectivité en matière de développement touristique (élaboration de fiches techniques afin de définir et d’arbitrer des choix en adéquation avec les orientations des élus)

Description des activités et des taches

  • Pilote le projet / la manifestation / prend en charge l’interface entre les besoins des prestataires, les directives du directeur de l’office de tourisme et les différents services
  • Recense exhaustivement les besoins des prestataires, valide avec eux la pertinence et la faisabilité de leur projet
  • Coordonne le projet par la fédération de l’ensemble des intervenants internes et externes à l’opération
  • Gère le budget et prend en compte les objectifs (quantitatif, qualitatif, sécurité)
  • Choisit la salle et les prestataires, optimise l’espace et gère l’installation et la logistique

Quotidiennes

  • Mettre en place et suivre les événements
  • Gérer les contacts avec les professionnels
  • Gérer les budgets (commandes, factures, contrats, devis) et gérer les achats
  • Correspondre par emails et par téléphone
  • Ranger et maintenir le matériel et les locaux en l’état
  • Travail en équipe avec le responsable des animations et l’animateur saisonnier

Périodiques

  • Elaborer et gérer des plannings
  • Assurer la relation prestataires / fournisseurs (gestion des contrats, négociation des tarifs)
  • Coordonner les besoins en hébergements et prestations diverses
  • Travailler avec le service communication pour la promotion des événements
  • Participer à des réunions internes et externes
  • Rédiger des comptes rendus et des bilans
  • Effectuer le suivi administratif
  • Coordonner l’évaluation des événements avec l’ensemble des partenaires et services concernés

Annuelles

  1. Etablir le rapport de bilan d’activité du service
  2. Etablir le budget et planning prévisionnel des évènements de l’année n+1
  3. Participer aux réunions d’orientation et de définition de la stratégie
  4. Rédiger les procédures et les rapports relatifs à la Marque Qualité Tourisme / Destination Excellence

Qualification et compétences requises

Savoirs (connaissances)

  • Bac + 2 et expérience de 3 ans minimum dans le domaine de l’événementiel
  • Maîtriser la langue française orale et écrite
  • Maîtriser l’anglais
  • Etre titulaire du permis B
  • Connaître le monde du spectacle et du sport
  • Connaître, appliquer et faire appliquer la législation en vigueur
  • Connaitre les bases techniques son et lumières nécessaires à l’organisation des évènements

Savoir-faire (verbes d’actions)

  • Coordonner et animer des réunions
  • Coordonner les différents acteurs de la mise en œuvre sur le terrain
  • Assurer un accueil adapté à tous types de publics
  • Savoir appliquer et faire appliquer des règles en matière de sécurité, incendie …
  • Prendre la parole en public
  • Etablir, planifier et suivre un budget
  • Manager l’équipe événements et animation, ainsi que les bénévoles lors des événements
  • Travailler en équipe
  • Pratiquer les sports de montagne d’hiver et d’été (bon niveau de ski requis)

Savoir-être

  • Etre accueillant, disponible
  • Bonne présentation
  • Organisé, rigoureux, grand sens de l’initiative

Conditions d’exercice

  • Poste permanent à temps complet annualisé
  • Formation au logiciel métier (APIDAE) et aux compétence métiers (régie technique)
  • Rémunération statutaire + régime indemnitaire
  • Participation à la mutuelle labellisée
  • Tickets restaurants
  • Inscription au CNAS (Comité National d’Action Sociale)
  • Possibilité de souscrire à l’Amicale du personnel

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Candidature à Monsieur le Maire – 50 avenue du Mont d’Arbois – 74170 SAINT-GERVAIS

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